CONTABILIDAD, UNIDAD II REGISTRO DE OPERACIONES
Cuenta, movimientos y saldos
Cuenta: Es el registro donde se controlan ordenadamente las variaciones que producen las operaciones realizadas en los diferentes conceptos del activo, pasivo y del capital.
Nombre de la cuenta: El nombre que se asigne a la cuenta debe dar una idea clara y precisa del valor o concepto que controla.
Clasificación de las cuentas: Las cuantas se clasifican en tres grupos que son:
- Cuentas del activo
- Cuentas del pasivo
- Cuentas del capital
Cuentas del activo: Las cuantas del activo son las que controlan bienes y derechos propiedad de la empresa.
Cuentas del pasivo: Las cuantas del pasivo son las que controlan las deudas y obligaciones a cargo de la entidad.
Cuentas del capital: Las cuantas del capital son las que controlan tanto las utilidades asi como las perdidas del negocio.
Debe: Es la columna que se encuentra en la parte izquierda.
Haber: Es la columna que se encuentra en la parte derecha.
Cargar o debitar: Es anotar una cantidad en el debe de una cuenta
Abonar o acreditar: Es anotar una cantidad en el haber de una cuenta.
MOVIMIENTOS Y SALDOS:
Movimiento deudor: Se llama movimiento deudor a la suma de los cargos de una cuenta.
Movimiento acreedor: Se llama movimiento acreedor a la suma de los abonos de una cuenta.
Saldo: Es la diferencia entre el movimiento deudor y el acreedor. Existen dos clases de saldos:
Saldo deudor
Saldo acreedor
Saldo deudor: Una cuenta tiene saldo deudor cuando su movimiento deudor es mayor que el acreedor.
Saldo acreedor: Una cuenta tiene saldo acreedor cuando su movimiento acreedor es mayor que el deudor.
Cuenta saldada o cerrada: Una cuenta esta saldada o cerrada cuando sus movimientos son iguales.
Teoría de la partida doble
La partida doble consiste en que la suma de la(s) cuenta(s) del debe tiene que coincidir con la(s) cuenta(s) del haber.
El sistema de partida doble es el método o sistema de registro de las operaciones más usado en la contabilidad.
El origen de la Contabilidad por partida doble data del siglo XV en Italia, siendo el franciscano Fray Luca Pacioli el que escribió el primer tratado contable.
Su postulado principal es "No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor". Esto significa que, considerando la totalidad de los elementos patrimoniales de la empresa, si un elemento disminuye es porque otro aumenta, o, lo que es lo mismo, si se produce una entrada en un elemento es porque hay una salida de otro elemento y, por tanto, hacer un cargo en una cuenta (o cuentas) supone siempre tener que hacer un abono en otra (u otras).
Siguiendo este sistema de partida doble, en cada operación que realiza una empresa hay que buscar siempre una doble modificación en los elementos patrimoniales de la misma.
El registro contable se realiza anotando dos veces la cantidad de la operación: al Debe de una cuenta y al Haber de otra.
Principales cuentas de Activo
Caja: Representa el dinero en efectivo, o sea, billetes de banco, monedas, cheques y pagares de tarjetas de crédito recibidos, giros bancarios, postales y telegráficos, etc.
Bancos: Valor de los depósitos a favor del negocio, hechos e instituciones bancarias.
Mercancías: Todo aquello que es objeto de compra o venta que se destine al giro principal de la empresa.
Clientes: Son las personas que deben al negocio por haberles vendido mercancías a crédito, a quienes no se les exige especial garantía documental.
Documentos por cobrar: Títulos de crédito a favor del negocio, tales como letras de cambio, pagares, etc.
Deudores diversos: Son las personas que deben al negocio por completo distinto al de venta de mercancías.
Terrenos: Son los predios que pertenecen al comerciante.
Edificios: Son las casas propiedad del comerciante.
Mobiliario y equipo: Escritorios, sillas, mesas, libreros, mostradores, básculas, vitrinas, etc.
Equipo de cómputo electrónico: Son las unidades centrales de proceso, monitores, teclados, impresoras, unidades de disco, entre otros.
Equipo de entrega o reparto: Entendemos a todos lo vehículos de transporte que se usan en el reparto de las mercancías.
Depósitos en garantía: Está constituida por los contratos mediante los cuales se amparan las cantidades que se dejan en guarda para garantizar valores o servicios que la empresa va a realizar.
Gastos de instalación: Son los gastos que se hacen para adicionar el local a las necesidades del negocio, así como para darle al mismo cierta comodidad y presentación.
Papelería y útiles: Son los materiales y útiles que se emplean en la empresa.
Propaganda y publicidad: Medios por los cuales se da a conocer al público determinada actividad, servicio o producto que el negocio proporciona, produce o vende.
Primas de seguros: Los pagos que hace la empresa a las compañías aseguradoras por los cuales se adquiere el derecho de asegurar los bienes de su negocio contra incendios, riegos y accidentes, robos, etc.
Rentas pagadas por anticipado: Importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales correspondientes al local que ocupa el negocio, que aun no estando vencidas se pagaron anticipadamente.
Intereses pagados por anticipado: Intereses que se pagan antes de la fecha del vencimiento del crédito.
Principales cuentas de pasivo
Proveedores: Personas o casa comerciales a quienes debemos por haberles comprado mercancía a crédito, sin darles alguna garantía documental.
Documentos por pagar: Títulos de crédito a cargo del negocio, tales como letras de cambio, pagares, etc.
Acreedores diversos: Son las personas a quienes debemos por un concepto distinto al de la compra de mercancías.
Gastos pendientes de pago, gastos por pagar o gastos acumulados: Son los gastos por servicios o beneficios devengados, que están pendientes de pago a cargo de la empresa, entre ellas se puede citar los sueldos y salarios de empleados, las comisiones de agentes y dependientes el servicio de llamadas telefónicas, el suministro de energía eléctrica y agua, el arrendamiento, etc.,
Impuestos pendientes de pago, impuestos por pagar o impuestos por pagar: Impuestos generados o causados devengados, que están pendientes de pago a cargo de la empresa entre ellos se pueden citar la cuota patronal del seguro social, la cuota de seguro del retiro (SAR), la cuota del fondo nacional de vivienda (INFONAVIT), el impuesto sobre nominas, el impuesto predial, etc.
Acreedores hipotecarios o hipotecas por pagar: Obligaciones que tienen como garantía la escritura de bienes inmuebles.
Intereses cobrados por anticipado: Importe de intereses que aun no estando vencidos se hayan cobrado anticipadamente.
Rentas cobradas por anticipado: Importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales que aun no estando vencidas se hayan cobrado anticipadamente.
Principales cuentas de Capital
CAPITAL SOCIAL
Es la parte de los bienes aportada por los accionistas. El capital se puede formar de acciones comunes o de acciones preferidas. En el balance general se le debe restar al capital social la cuota no pagada del mismo.
SUPERÁVIT
El término superávit significa exceder, sobrar, residuo y, en general, la parte sobrante después de satisfacer un uso o necesidad.
El superávit es el término más apropiado para las utilidades no distribuidas, pero que por supuesto están sujetas a serlo. Puede provenir de: a) operaciones normales - superávit operacional-; b) operaciones relacionadas con los aumentos del capital – ganancias en la emisión de acciones – superávit de capital-; c) por donaciones – superávit por donación-; d) por revalorizaciones de activos – superávit por revalorización de activos.
RESERVAS
Las reservas representan utilidades retenidas para el fortalecimiento económico de la empresa o bien para un fin determinado como podría ser:
Reservas Legales
Principales cuentas de resultados
VENTAS TOTALES: Es el valor total de las mercancías entregadas a los clientes, vendidas al contado o a crédito.
DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS: Es el valor de las mercancías que los clientes devuelven por que no les satisface la calidad, el precio, estilo, color, etcétera.
DESCUENTOS SOBRE VENTAS: Es el valor de las bonificaciones que sobre el precio de ventas de las mercancías se conceden a los clientes.
COMPRAS: Son el valor de las mercancías adquiridas, ya sea al contado o a crédito.
GASTOS DE COMPRA: Todos los gastos que se efectúen para que las mercancías adquiridas lleguen hasta su destino.
DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS: Valor de las mercancías devueltas a los proveedores, porque no satisfacen la calidad, el precio, el estilo, color, etcétera.
DESCUENTOS SOBRE COMPRAS: Valor de las bonificaciones que sobre el precio de compra o de factura nos conceden los proveedores.
INVENTARIO INICIAL: Valor de las mercancías que se tienen ene existencia al dar principio el ejercicio.
INVENTARIO FINAL: Es el valor de las mercancías existentes al termino del ejercicio.
GASTOS DE VENTA: Gastos que tienen directa relación con la promoción, realización y desarrollo del volumen de ventas.
GASTOS DE ADMINISTRACION O INDIRECTOS: Todos los gastos que tienen como función el sostenimiento de las actividades destinadas a mantener la dirección y administración de la empresa, y que solo de un modo indirecto están relacionados con la operación de vender.
GASTOS Y PRODUCTOS FINANCIEROS: Las perdidas y utilidades que provienen de operaciones que constituyen la actividad o giro principal del negocio.
OTROS GASTOS Y PRODUCTOS: Perdidas o utilidades que provienen de operaciones que no constituyen la actividad o el giro principal del negocio; también se puede decir que son perdidas o utilidades que provienen de operaciones eventuales que no son de la naturaleza o giro principal del negocio.
Mercancías generales
Se registran todos los Cargos y todos los Abonos que indican los aumentos y las disminuciones que identificamos en cada concepto relacionado con la compra-venta de mercancías.
Analítico o pormenorizado
Con el fin de superar las inconveniencias observadas en el sistema global o de mercancías generales, se diseñó el sistema analítico o pormenorizado, que como su nombre lo dice, se basa en el análisis de las operaciones realizadas con mercancías.
Consiste en la identificación y separación de los elementos que integran un todo, de los conceptos afectados por las operaciones realizadas con mercancías
Inventarios perpetuos
Es el sistema más completo para el control de las operaciones de mercancías y presenta como ventaja el control constante de los costos de adquisición de la mercancía entregada en venta y de las correlativas salidas de almacén.
Balanza de comprobación
Esta balanza se elabora con objeto de verificar si todos los cargos y abonos de los asientos del diario han sido registrados en las cuentas del mayor correspondientes, respetando los principios de la partida doble. La balanza de comprobación se debe hacer en el momento que sea necesario; se acostumbra formularla a fin de cada mes, con objeto de facilitar la preparación de la balanza de comprobación que se presenta a fin de año. La balanza de comprobación debe contener los siguientes datos:
1.- Nombre del negocio
2.- Nombre del documento, o sea, balanza de comprobación
3.- Folio del mayor de cada cuenta
4.- Nombre de las cuentas
5.- Movimientos deudor y acreedor de las cuentas
6.- Saldo deudor y acreedor de las cuenta
En la balanza de comprobación deben aparecer los movimientos de las cuentas que estén saldadas.
Al formular la balanza de comprobación y saber si se realizo correctamente los saldos deudor y acreedor deben ser los mismos, así como los de debe y haber, tomando en cuenta que los saldos y movimientos pueden ser diferentes.
Errores en la balanza de comprobación:
1. Haber sumado mal los movimientos que figuran en la balanza de comprobación
2. Haber sumado mal cualquiera de los movimientos de las cuentas que aparecen en el mayor
3. Haber registrado en el diario un asiento sin considerar el equilibrio entre los cargos y los abonos, y en esta misma forma haberlo pasado a las cuentas del mayor.
4. Haber cargado abonado en las cuentas del mayor una cantidad distinta de la que aparece en el asiento del diario.
5. Haber registrado en las cuentas del mayor una cantidad distinta de la que aparece en los asientos de diario.
5. Haber registrado en las cuentas del mayor únicamente el cargo o el abono de uno o varios asientos de diario.
Errores que se pueden descubrir por medio de la balanza de comprobación:
1.- Haber omitido en las cuentas de mayor el pase completo de un asiento del diario.
2.- Haber cargado una cuenta en lugar de otra.
3.- Haber abonado una cuenta en lugar de otra.
Cuenta: Es el registro donde se controlan ordenadamente las variaciones que producen las operaciones realizadas en los diferentes conceptos del activo, pasivo y del capital.
Nombre de la cuenta: El nombre que se asigne a la cuenta debe dar una idea clara y precisa del valor o concepto que controla.
Clasificación de las cuentas: Las cuantas se clasifican en tres grupos que son:
- Cuentas del activo
- Cuentas del pasivo
- Cuentas del capital
Cuentas del activo: Las cuantas del activo son las que controlan bienes y derechos propiedad de la empresa.
Cuentas del pasivo: Las cuantas del pasivo son las que controlan las deudas y obligaciones a cargo de la entidad.
Cuentas del capital: Las cuantas del capital son las que controlan tanto las utilidades asi como las perdidas del negocio.
Debe: Es la columna que se encuentra en la parte izquierda.
Haber: Es la columna que se encuentra en la parte derecha.
Cargar o debitar: Es anotar una cantidad en el debe de una cuenta
Abonar o acreditar: Es anotar una cantidad en el haber de una cuenta.
MOVIMIENTOS Y SALDOS:
Movimiento deudor: Se llama movimiento deudor a la suma de los cargos de una cuenta.
Movimiento acreedor: Se llama movimiento acreedor a la suma de los abonos de una cuenta.
Saldo: Es la diferencia entre el movimiento deudor y el acreedor. Existen dos clases de saldos:
Saldo deudor
Saldo acreedor
Saldo deudor: Una cuenta tiene saldo deudor cuando su movimiento deudor es mayor que el acreedor.
Saldo acreedor: Una cuenta tiene saldo acreedor cuando su movimiento acreedor es mayor que el deudor.
Cuenta saldada o cerrada: Una cuenta esta saldada o cerrada cuando sus movimientos son iguales.
Teoría de la partida doble
La partida doble consiste en que la suma de la(s) cuenta(s) del debe tiene que coincidir con la(s) cuenta(s) del haber.
El sistema de partida doble es el método o sistema de registro de las operaciones más usado en la contabilidad.
El origen de la Contabilidad por partida doble data del siglo XV en Italia, siendo el franciscano Fray Luca Pacioli el que escribió el primer tratado contable.
Su postulado principal es "No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor". Esto significa que, considerando la totalidad de los elementos patrimoniales de la empresa, si un elemento disminuye es porque otro aumenta, o, lo que es lo mismo, si se produce una entrada en un elemento es porque hay una salida de otro elemento y, por tanto, hacer un cargo en una cuenta (o cuentas) supone siempre tener que hacer un abono en otra (u otras).
Siguiendo este sistema de partida doble, en cada operación que realiza una empresa hay que buscar siempre una doble modificación en los elementos patrimoniales de la misma.
El registro contable se realiza anotando dos veces la cantidad de la operación: al Debe de una cuenta y al Haber de otra.
Principales cuentas de Activo
Caja: Representa el dinero en efectivo, o sea, billetes de banco, monedas, cheques y pagares de tarjetas de crédito recibidos, giros bancarios, postales y telegráficos, etc.
Bancos: Valor de los depósitos a favor del negocio, hechos e instituciones bancarias.
Mercancías: Todo aquello que es objeto de compra o venta que se destine al giro principal de la empresa.
Clientes: Son las personas que deben al negocio por haberles vendido mercancías a crédito, a quienes no se les exige especial garantía documental.
Documentos por cobrar: Títulos de crédito a favor del negocio, tales como letras de cambio, pagares, etc.
Deudores diversos: Son las personas que deben al negocio por completo distinto al de venta de mercancías.
Terrenos: Son los predios que pertenecen al comerciante.
Edificios: Son las casas propiedad del comerciante.
Mobiliario y equipo: Escritorios, sillas, mesas, libreros, mostradores, básculas, vitrinas, etc.
Equipo de cómputo electrónico: Son las unidades centrales de proceso, monitores, teclados, impresoras, unidades de disco, entre otros.
Equipo de entrega o reparto: Entendemos a todos lo vehículos de transporte que se usan en el reparto de las mercancías.
Depósitos en garantía: Está constituida por los contratos mediante los cuales se amparan las cantidades que se dejan en guarda para garantizar valores o servicios que la empresa va a realizar.
Gastos de instalación: Son los gastos que se hacen para adicionar el local a las necesidades del negocio, así como para darle al mismo cierta comodidad y presentación.
Papelería y útiles: Son los materiales y útiles que se emplean en la empresa.
Propaganda y publicidad: Medios por los cuales se da a conocer al público determinada actividad, servicio o producto que el negocio proporciona, produce o vende.
Primas de seguros: Los pagos que hace la empresa a las compañías aseguradoras por los cuales se adquiere el derecho de asegurar los bienes de su negocio contra incendios, riegos y accidentes, robos, etc.
Rentas pagadas por anticipado: Importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales correspondientes al local que ocupa el negocio, que aun no estando vencidas se pagaron anticipadamente.
Intereses pagados por anticipado: Intereses que se pagan antes de la fecha del vencimiento del crédito.
Principales cuentas de pasivo
Proveedores: Personas o casa comerciales a quienes debemos por haberles comprado mercancía a crédito, sin darles alguna garantía documental.
Documentos por pagar: Títulos de crédito a cargo del negocio, tales como letras de cambio, pagares, etc.
Acreedores diversos: Son las personas a quienes debemos por un concepto distinto al de la compra de mercancías.
Gastos pendientes de pago, gastos por pagar o gastos acumulados: Son los gastos por servicios o beneficios devengados, que están pendientes de pago a cargo de la empresa, entre ellas se puede citar los sueldos y salarios de empleados, las comisiones de agentes y dependientes el servicio de llamadas telefónicas, el suministro de energía eléctrica y agua, el arrendamiento, etc.,
Impuestos pendientes de pago, impuestos por pagar o impuestos por pagar: Impuestos generados o causados devengados, que están pendientes de pago a cargo de la empresa entre ellos se pueden citar la cuota patronal del seguro social, la cuota de seguro del retiro (SAR), la cuota del fondo nacional de vivienda (INFONAVIT), el impuesto sobre nominas, el impuesto predial, etc.
Acreedores hipotecarios o hipotecas por pagar: Obligaciones que tienen como garantía la escritura de bienes inmuebles.
Intereses cobrados por anticipado: Importe de intereses que aun no estando vencidos se hayan cobrado anticipadamente.
Rentas cobradas por anticipado: Importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales que aun no estando vencidas se hayan cobrado anticipadamente.
Principales cuentas de Capital
CAPITAL SOCIAL
Es la parte de los bienes aportada por los accionistas. El capital se puede formar de acciones comunes o de acciones preferidas. En el balance general se le debe restar al capital social la cuota no pagada del mismo.
SUPERÁVIT
El término superávit significa exceder, sobrar, residuo y, en general, la parte sobrante después de satisfacer un uso o necesidad.
El superávit es el término más apropiado para las utilidades no distribuidas, pero que por supuesto están sujetas a serlo. Puede provenir de: a) operaciones normales - superávit operacional-; b) operaciones relacionadas con los aumentos del capital – ganancias en la emisión de acciones – superávit de capital-; c) por donaciones – superávit por donación-; d) por revalorizaciones de activos – superávit por revalorización de activos.
RESERVAS
Las reservas representan utilidades retenidas para el fortalecimiento económico de la empresa o bien para un fin determinado como podría ser:
Reservas Legales
Principales cuentas de resultados
VENTAS TOTALES: Es el valor total de las mercancías entregadas a los clientes, vendidas al contado o a crédito.
DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS: Es el valor de las mercancías que los clientes devuelven por que no les satisface la calidad, el precio, estilo, color, etcétera.
DESCUENTOS SOBRE VENTAS: Es el valor de las bonificaciones que sobre el precio de ventas de las mercancías se conceden a los clientes.
COMPRAS: Son el valor de las mercancías adquiridas, ya sea al contado o a crédito.
GASTOS DE COMPRA: Todos los gastos que se efectúen para que las mercancías adquiridas lleguen hasta su destino.
DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS: Valor de las mercancías devueltas a los proveedores, porque no satisfacen la calidad, el precio, el estilo, color, etcétera.
DESCUENTOS SOBRE COMPRAS: Valor de las bonificaciones que sobre el precio de compra o de factura nos conceden los proveedores.
INVENTARIO INICIAL: Valor de las mercancías que se tienen ene existencia al dar principio el ejercicio.
INVENTARIO FINAL: Es el valor de las mercancías existentes al termino del ejercicio.
GASTOS DE VENTA: Gastos que tienen directa relación con la promoción, realización y desarrollo del volumen de ventas.
GASTOS DE ADMINISTRACION O INDIRECTOS: Todos los gastos que tienen como función el sostenimiento de las actividades destinadas a mantener la dirección y administración de la empresa, y que solo de un modo indirecto están relacionados con la operación de vender.
GASTOS Y PRODUCTOS FINANCIEROS: Las perdidas y utilidades que provienen de operaciones que constituyen la actividad o giro principal del negocio.
OTROS GASTOS Y PRODUCTOS: Perdidas o utilidades que provienen de operaciones que no constituyen la actividad o el giro principal del negocio; también se puede decir que son perdidas o utilidades que provienen de operaciones eventuales que no son de la naturaleza o giro principal del negocio.
Mercancías generales
Se registran todos los Cargos y todos los Abonos que indican los aumentos y las disminuciones que identificamos en cada concepto relacionado con la compra-venta de mercancías.
Analítico o pormenorizado
Con el fin de superar las inconveniencias observadas en el sistema global o de mercancías generales, se diseñó el sistema analítico o pormenorizado, que como su nombre lo dice, se basa en el análisis de las operaciones realizadas con mercancías.
Consiste en la identificación y separación de los elementos que integran un todo, de los conceptos afectados por las operaciones realizadas con mercancías
Inventarios perpetuos
Es el sistema más completo para el control de las operaciones de mercancías y presenta como ventaja el control constante de los costos de adquisición de la mercancía entregada en venta y de las correlativas salidas de almacén.
Balanza de comprobación
Esta balanza se elabora con objeto de verificar si todos los cargos y abonos de los asientos del diario han sido registrados en las cuentas del mayor correspondientes, respetando los principios de la partida doble. La balanza de comprobación se debe hacer en el momento que sea necesario; se acostumbra formularla a fin de cada mes, con objeto de facilitar la preparación de la balanza de comprobación que se presenta a fin de año. La balanza de comprobación debe contener los siguientes datos:
1.- Nombre del negocio
2.- Nombre del documento, o sea, balanza de comprobación
3.- Folio del mayor de cada cuenta
4.- Nombre de las cuentas
5.- Movimientos deudor y acreedor de las cuentas
6.- Saldo deudor y acreedor de las cuenta
En la balanza de comprobación deben aparecer los movimientos de las cuentas que estén saldadas.
Al formular la balanza de comprobación y saber si se realizo correctamente los saldos deudor y acreedor deben ser los mismos, así como los de debe y haber, tomando en cuenta que los saldos y movimientos pueden ser diferentes.
Errores en la balanza de comprobación:
1. Haber sumado mal los movimientos que figuran en la balanza de comprobación
2. Haber sumado mal cualquiera de los movimientos de las cuentas que aparecen en el mayor
3. Haber registrado en el diario un asiento sin considerar el equilibrio entre los cargos y los abonos, y en esta misma forma haberlo pasado a las cuentas del mayor.
4. Haber cargado abonado en las cuentas del mayor una cantidad distinta de la que aparece en el asiento del diario.
5. Haber registrado en las cuentas del mayor una cantidad distinta de la que aparece en los asientos de diario.
5. Haber registrado en las cuentas del mayor únicamente el cargo o el abono de uno o varios asientos de diario.
Errores que se pueden descubrir por medio de la balanza de comprobación:
1.- Haber omitido en las cuentas de mayor el pase completo de un asiento del diario.
2.- Haber cargado una cuenta en lugar de otra.
3.- Haber abonado una cuenta en lugar de otra.
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